Fatturare a un cliente estero: quello che serve sapere prima, non dopo
Lavorare per un cliente in un altro paese europeo non è complicato, ma tre o quattro cose vanno capite prima di emettere la fattura. Una mappa in parole semplici.
La barriera che ferma più professionisti non è la lingua, è la burocrazia immaginata. "E poi come faccio con l'IVA?" è la frase che chiude più conversazioni di qualsiasi difficoltà tecnica.
La risposta breve è che nella maggior parte dei casi è più semplice di una fattura italiana. La risposta lunga sta qui sotto.
La domanda che decide tutto: chi è il cliente
Il trattamento cambia in base a una cosa sola, chi hai davanti.
Un'azienda con partita IVA in un altro paese dell'Unione. È il caso più frequente e il più semplice. La prestazione si considera effettuata nel paese del cliente: tu emetti fattura senza IVA, indicando che l'imposta è assolta dal destinatario. L'onere passa a lui.
Un privato in un altro paese dell'Unione. Qui l'IVA italiana in genere si applica, con eccezioni che dipendono dal tipo di servizio.
Un cliente fuori dall'Unione. La prestazione di regola è fuori campo IVA, con una dicitura apposita in fattura.
Vale la pena ripeterlo: la differenza fra il primo e il secondo caso non è il paese, è avere o non avere una partita IVA valida. Ed è una cosa che si verifica in trenta secondi.
Il numero da controllare sempre
Prima di fatturare a un'azienda europea, controlla che la sua partita IVA sia iscritta al registro degli operatori intracomunitari. Esiste un servizio pubblico della Commissione europea, il VIES, che risponde subito e gratis.
Se il numero non risulta valido, quel cliente ai fini fiscali è come un privato, e la fattura va fatta in modo diverso. Scoprirlo dopo significa rifare la fattura e, se ti va male, versare un'imposta che non avevi incassato.
Serve anche a te: per fatturare senza IVA a clienti europei devi essere iscritto tu stesso al VIES. Non è automatico, si chiede.
La valuta e le commissioni
Se il cliente paga in una valuta diversa dall'euro, il cambio va indicato secondo le regole del tuo paese, e le oscillazioni sono un rischio tuo. Su importi grandi, concordare il pagamento in euro toglie il problema.
Attenzione alle commissioni sui bonifici internazionali: fuori dall'area dei pagamenti in euro possono mangiare decine di euro a operazione. Scrivi in preventivo chi le paga. Se non lo scrivi, le paghi tu.
Cosa deve esserci in fattura
- I tuoi dati completi e la tua partita IVA con il prefisso nazionale.
- I dati del cliente e la sua partita IVA, sempre col prefisso.
- La descrizione del servizio, in italiano o in inglese, purché chiara.
- L'imponibile, senza IVA nei casi visti sopra.
- La dicitura che spiega perché non c'è l'IVA. Il tuo commercialista ti dirà la formula esatta.
Se sei in Italia, resta l'obbligo di trasmettere l'operazione al Sistema di Interscambio: le operazioni con l'estero vanno comunicate, anche quando la fattura al cliente la mandi per email in PDF.
Il contratto, in due righe
Non serve un documento di venti pagine. Servono quattro cose scritte da qualche parte: cosa consegni, entro quando, quanto costa e a che condizioni di pagamento. Uno scambio di email chiaro vale già come accordo.
Aggiungi una riga sulla legge applicabile e sul foro competente. Costa dieci secondi e in caso di problema cambia tutto.
La parte che spaventa senza motivo
Il ragionamento che blocca è sempre lo stesso: "sarà complicato, meglio lasciar perdere". Ma la prima fattura estera si fa una volta sola, poi diventa un modello che riusi.
Il conto vero è questo: qualche ora di chiarimenti col commercialista, una volta, contro l'accesso a mercati dove le tariffe medie per lo stesso lavoro sono più alte di quelle italiane. Non è una decisione difficile.